Tugas X b2 oktober th 2012(ISTIAROHMAH)
cermat dan teliti ke 3 hal : .a. Mengidentifikasi pekerjaan kantorb. Mengidentifikasi sarana-prasarana administrasi perkantoranc.
Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran,
sehingga dapat menjawab 9 pertanyaan : a. Apa pengertian administrasib. sebutkan faktor administrasic. apa pengertian kantord. apa pengertian administrasi perkantorane. apa pengertian pekerjaan kantorf. sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantorg. jelaskan sarana dan prasarana pekerjaan kantorh. apakah etika kepegawaian i.
bagaimanakah syarat standar kualifikasi personil kantor semua jawaban
dan komentar kalian kerjakan di postingan weblog masing masing...siapa
cepat melapor disini..(amsfiletugas1_weblog)
27sept2012.cek juga di fb grup kelas ybs untuk pembelajaran
A. Pengertian
Administrasi :
Secara
etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif,
Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Dalam
bhs Inggris “administration” artinya
Tata Usaha.
Pengertian
administrasi dalam arti sempit
:
Kegiatan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh
kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.
Pengertian
administrasi dalam arti luas
:
Kegiatan
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur
organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
B.Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :
- pegawai
- Material perlengkapan
- Persayaratan
- Metode
C.Pengertian
Kantor
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor
adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
D.Pengertian
Administrasi Kantor
Administrasi
perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).
Pengertian
manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1.
William
Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan
penjualan.
2.
George
R. Terry
Manajemen
kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
3.
Arthur
Granger
Manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.
4.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen
kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun,
dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.
E.Pengertian
Pekerjaan Kantor
Umumnya,
pekerjaan kantor disebut juga clerical
work (pekerjaan tulis) atau paper
work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut
dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.
Berikut
beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :
1.
George
R. Terry :
Pekerjaan
perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
pengawasan pimpinan.
2.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson :
Pekerjaan
kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan
warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di
kemudian hari.
3.
Geoffrey
Mills dan Oliver Standingford :
Pekerjaan
kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan
mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah,
memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.
Kesimpulan
:
Pekerjaan
kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan
pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan
pekerjaan kertas, maupun pelayanan.
Dengan
kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan
di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai
tingkatan terendah.
F.Jenis-jenis
Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis
pekerjaan kantor, antara lain :
1.
Menghimpun
Yaitu
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada
atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat
diperlukan.
Contoh
: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
2.
Mencatat
Merupakan
kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud
tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh
: membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3.
Mengolah
Merupakan
berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji
dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh
: membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan
keuangan.
4.
Menggandakan
Merupakan
kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
Contoh
: memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5.
Mengirim
Yaitu
kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kapada pihak lain.
Contoh
: mengirim e-mail, faksimili, surat
6.
Menyimpan
Yaitu
kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
Contoh
: menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku
di perpustakaan
7.
Melakuan
Komunikasi
Yaitu
kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung
ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh
: corespondence, telepon, teleconference, chatting
8.
Menghitung
Kegiatan
melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh
: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9.
Pekerjaan
lainnya
Yaitu
pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.
Contoh
: pelayanan tamu, kurir, cleaning service
Berdasarkan
hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase
pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah
sebagai berikut :
a.
Typing
(mengetik) =
24,6%
b.
Calculating
(menghitung) =
19,5%
c.
Checking
(memeriksa) =
12,3%
d.
Filling
(menyimpan) =
10,2%
e.
Telephoning
(menelepon) = 8,8%
f.
Duplicating
(menggandakan) = 6,4%
g.
Mailing
(persuratan) = 5,5%
h.
Other
(lain-lain) =
12,5%
Total = 100%
G.Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan
istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak
seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak
bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.
H.PENGERTIAN ETIKA KEPEGAWAIAN
Etika
merupakan tata cara berhubungan dengan manusia lainnya. Khusus untuk
dunia perkantoran masalah etika sangat perlu untuk diketahui dan
dijalankan. Tamu yang datang ke kantor sekalipun tanpa diundang
merupakan tamu penting, tamu kehormatan yang harus diberikan pelayanan
yang maksimal. Agar tamu merasa dihargai, dihormati dan diselesaikan
masalahnya, setiap karyawan kantor perlu memahami etika kepegawaian. Tanpa
etika kepegawaian yang benar maka kemungkinan tamu yang datang akan merasa tidak puas dengan pelayanan yang diberikan..
I.Syarat-syarat personil kantor
a. Persyaratan pengetahuan
Persyaratan
pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
b. Persyaratan keterampilan
Seorang
personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah
mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam
kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan.
c. Persyaratan kepribadian
Syarat
kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1)
Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan
pekerjaannya
2)
Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan
selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3)
Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa
dalam melaksanakan pekerjaan
4)
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik,
rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian,
santun dalam bersikap.
5)
Dapat menyimpan rahasia.